Warum noch „WhatsApp“ an Schulen? – Die Alternative heisst „Teams“!

Wir machen uns fortlaufend Gedanken über Cloud-Technologien und, damit verbunden, über Datenschutz und Datensicherheit. Sobald für ICT-Infrastrukturen an Schulen das Cloud-Thema zur Sprache kommt, lautet die erste Frage oft: „Und wie sieht’s mit dem Datenschutz aus?“ Jedoch wird WhatsApp gleichzeitig fast schon strategisch als Kommunikationsmittel verwendet. Ein Widerspruch in sich. Alle über WhatsApp ausgetauschten Informationen (bspw. Entschuldigungen im Krankheitsfall unter Angaben der Gründe…) werden auf irgendwelchen Servern in Amerika gehortet und den Profilen der Kommunikationsteilnehmer unwiderruflich zugeteilt. Zudem sind die Gesprächsgruppen kaum standardisiert zu verwalten. Aus diesen Gründen müssen wir Aussagen wie „Ich halte ein WhatsApp-Verbot an Schulen für realitätsfremd…“ zumindest überdenken. Zumal es genügend entsprechende Alternativen gibt.

Mit der Office 365 Anwendung „Teams“ von Microsoft erhalten Schulen einen digitalen Hub, welcher von der Vereinigung der Schweizer Datenschützer „privatim“ verifiziert ist. Die verschlüsselten Daten werden in den Microsoft Rechenzentren in Dublin und Amsterdam gespeichert und verlassen Europa nicht (ab 2019 gar aus dem RZ in der Schweiz geplant). Zudem bietet „Teams“ die nötige Flexibilität, um die benötigten Gruppen miteinander zu verknüpfen und die entsprechenden Berechtigungen zu setzen. Wir denken, dass die Schweizer Bildungsinstitute teilweise Nachholbedarf haben, allen ihren Kommunikationsteilnehmern einen sicheren und standardisierten digitalen Hub für die Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen.

Mit „Teams“ können die Schulen, nebst der gängigen Chat-Funktion, auch folgende Szenarien abdecken:

Als Klasse oder Projektgruppe Inhalte erstellen, teilen und gemeinsam bearbeiten
Persönliche Arbeitsbereiche schaffen mit dem OneNote Kursnotizbuch
Lehrpersonen können Hausaufgaben verteilen, einsammeln und korrigieren
etc.

Die Teams können auch Institut-übergreifend erstellt werden, was eine Kommunikation mit anderen Schulen, Diensten und Verwaltungen für alle Teilnehmer vereinfacht. Beispielsweise:

Zwei Klassen aus unterschiedlichen Schulen erarbeiten ein gemeinsames Dokument zu einer Projektarbeit.
Die Schulpflege stellt der Schulleitung ein Protokoll zur Verfügung.
Die Zusammenarbeit wird vielfältiger mittels Chat-, Video und Voice-Konversation.

„Teams“ automatisiert erstellen und verwalten

Wie wir an der diesjährigen Bildungsmesse Swissdidac in zahlreichen Gesprächen festgestellt haben, ist „Teams“ an vielen Schulen ein Thema oder gar (zumindest teilweise) schon im Einsatz. Es gibt allerdings vielfach noch Hemmschwellen, welche zu überwinden sind und die wichtigsten Fragen, die sich die Verantwortlichen stellen sind die folgenden:

Wie kann ich mit möglichst geringem Aufwand die Klassen, Lerncommunities und Projektgruppen erstellen und verwalten?
Wie kann ich sicherstellen, dass die Schülerinnen und Schüler keinen Zugriff auf die Teams der Lehrpersonen und Dienststellen oder auf sensible Daten haben?

Zu diesen Fragen haben wir uns schon vor einigen Jahren Gedanken gemacht und genau für diese Anwendungsfälle ein entsprechendes Werkzeug entwickelt. Mit unserer Software netUNIMEX, welche den gesamten Benutzer-Lifecycle steuert, erhalten Sie ein Tool, welches Ihnen erlaubt, die entsprechenden Benutzer, Benutzergruppen und die Berechtigungen direkt aus dem Schulinformationssystem in „Teams“ abzubilden. Zudem werden die Teams nach Bedarf und fortlaufend mit den notwendigen Benutzerangaben aus der Schulverwaltungslösung angepasst. Sie haben also jederzeit und automatisiert eine standardisierte Struktur in „Teams“. netUNIMEX synchronisiert alle gängigen IT-Umsysteme an Schweizer Schulen.

Gerne beantworten wir Ihnen Ihre brennenden Fragen zu den Themen rund um den Einsatz von Office 365 generell und der Anwendung „Teams“ im Speziellen. Kontaktieren Sie unseren Daniel Lauber via Email oder telefonisch unter +41 62 288 74 74.

Hier finden Sie mehr zu unseren Lösungen und Services für Schulen.

Hier geht’s zum Erklärvideo unserer Cloud-Lösung für Schulen.