Fernunterricht ▷ Office 365 ▷ Microsoft Teams ▷ Datenschutz
Unsere Meinung zu Datenschutz und Security
Die Schulen haben bewegende Tage hinter sich und sahen sich von einem Tag auf den anderen mit einer neuen Lehrmethode konfrontiert – dem Fernunterricht. Für alle Beteiligten eine riesige Herausforderung. Es mussten in kürzester Zeit Kollaborationswerkzeuge implementiert werden, damit die Lehrpersonen mit allen relevanten Anspruchsgruppen physisch distanziert kommunizieren und zusammenarbeiten können.
Als Kollaborationsplattform hat sich bei vielen Schulen Microsoft Teams bewährt. Aufgrund der meist bereits vorhandenen Office 365-Lizenzierung liegt das auf der Hand. Mit Teams erhalten die User (fast) „alles aus einer Hand“. Die Plattform ermöglicht den zentralisierten Zugriff auf Konversationen, Dateien, Notizen und Aufgaben. Teams verbindet die Funktionen von Skype (Chat und Konferenzen), SharePoint und OneDrive (Filesharing und Zusammenarbeit), OneNote (Erstellung von Notizen), Planner (alltägliches Projektmanagement) und Stream (Videosharing). Alle Schulen, die bereits mit der Kollaborations-Plattform von Microsoft vertraut waren, konnten den Fernunterricht in dieser Hinsicht etwas entspannter angehen.
Security und Compliance – schauen Sie jetzt genauer hin
Nachdem bei den meisten Schulen schnell und (verständlicherweise) oft so gut wie nötig die entsprechenden Tools implementiert wurden, ist es jetzt an der Zeit, sich einige Gedanken zum nachhaltigen Einsatz der Lösungen sowie zu Datenschutz und Sicherheit zu machen. Denn: die Verantwortung des Datenschutzes und der Datensicherheit liegt letztendlich bei den Schulen und kann nicht delegiert werden. „Quick and dirty“-Installationen können Security- wie auch Datenschutz-relevante Auswirkungen haben sowie kostenintensive Aufräumarbeiten nach sich ziehen (dezentrale Datensilos, Wildwuchs von Teams aufgrund von fehlenden Berechtigungsstrukturen, Defizite bei Security und Compliance etc.). Aus diesem Grund ist ein Review der Installation wichtig und wird von Experten empfohlen.
Office 365 mit Teams ist von der Vereinigung Schweizer Datenschützer Privatim unter dem aktuellen Microsoft/Educa-Rahmenvertrag abgenommen und die Daten werden vorwiegend in den Microsoft Datenzentren in der EU und zukünftig in den Schweizer Rechenzentren gehalten. Somit sind die Grundlagen für einen korrekten Einsatz nach Schweizer Datenschutz und Rechtsverständnis geschaffen. Jedoch müssen einige technische Massnahmen in der Konfiguration und organisatorische Regeln einfliessen, um den Datenschutz von der Schule her effektiv zu gewährleisten. Kleines Beispiel: der Datenschutz ist nur bedingt gesichert, wenn Schülerinnen und Schüler eigene Teams erstellen dürfen, dabei Zugriff auf alle verfügbaren Apps haben und beispielsweise die aus Datenschutzsicht kritischen Applikationen wie bspw. «Zoom» installieren, sharen und einsetzen können.
Kleiner „Exkurs“: Vorsicht bei Gratis-Apps, denn gratis gibt’s nichts – heisst: Sie zahlen mit dem Datengold Ihrer User (Erinnerung: die Schule ist für den Datenschutz verantwortlich…).
Unsere Erfahrung, Ihr Nutzen – quick, smart und datenschutzkonform
Aufgrund von vielen Office 365-Projekten bei unseren Kunden kennen wir die Knacknüsse genau und können Sie beim datenschutzkonformen technischen Aufbau der Office 365/Teams-Umgebung unterstützen und in der Umsetzung von organisatorischen Massnahmen beraten. Wir analysieren auch bestehende Umgebungen betreffend Datenschutz und Berechtigungs-Strukturen und, falls gewünscht, bereinigen wir die Konfiguration und schulen die verantwortlichen Personen.
Automatisierte Erstellung von Teams mit einer korrekten Berechtigungs-Struktur
Die korrekte Erstellung von (Klassen-)Teams ist eine aufwändige, zeitintensive Arbeit, die sich zudem alle Jahre beim Schuljahreswechsel wiederholt. Wir haben mit netUNIMEX bereits vor einigen Jahren eine Applikation entwickelt, die es Schulen ermöglicht, die im Schulinformations-System bereits vorhandenen Daten direkt zu nutzen, um alle relevanten Umsysteme automatisiert damit zu bedienen. Der Aufwand sinkt – die Qualität steigt.
- Sie erhalten Jahr für Jahr korrekte (Klassen-)Teams und von Ihnen definierte Teams für Lehrpersonen/Schulleitung – die von Ihnen vorgegebenen Berechtigungs-Strukturen werden den Usern hinterlegt.
- Die Zuweisung von Office 365-Lizenzen und Email-Konten an neue Lehrpersonen und SuS erfolgt ebenfalls automatisiert aus den Daten des Schulinformations-Systems und die Ressourcen von austretenden Personen werden wieder freigegeben.
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Füllen Sie einfach das Formular unter folgendem Link aus und wir werden uns unverbindlich mit Ihnen in Verbindung setzen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an unseren Daniel Lauber (daniel.lauber@netree.ch).
Wir freuen uns, Ihre Fragen zu beantworten und wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg in dieser anspruchsvollen Zeit!